新しくスタッフを迎え入れるにあたって必要な準備

2014/05/27

こんにちは、ECコンサルカンパニーの江藤です。

今回は、新しくスタッフを迎え入れるにあたって、必要な準備のお話をしたいと思います。ここにあたっての話は、人事部や労務などの入社にあたっての必要な書類や新入社員研修での話は省かせていただきます。

 オリエンテーション準備
  1)会社全体の概要の説明
  2)各部門長からの業務概要と役割分担の説明
  3)配属部門長からの業務概要と役割分担の説明
  4)配属部門の担当者からの詳細な業務内容と外注先含め役割分担と責任の範疇の説明
      
このオリエンテーション資料を作成していない企業が非常に多いです。
まず、どんな会社でどんな業務で、どんな人がどんな役割で動いているかをドキュメント化し、全体から詳細の視点で会社を理解してもらい、その中で業務のどんな業務の担当になっていただきたいかを明確にしていくことが、単なる一介の担当者レベルの意識で仕事としていただくか、そうじゃないようなレベルの仕事人になっていただきたいかの会社の意思表示でもあると思います。

最初は誰でも、全体を把握するにも、与えられた業務を習得するにでも最低でも3ヶ月はかかります。企業の社風や規模によっても求めるものが違いますので一概に言えませんが、言われたことをきちんと正確にミスなく行う事が第一段階。その次に積極的な姿勢で様々な業務に率先してチャレンジする段階。次に全体を把握して、足りないことがあれば補足、指示ができる3段階の成長を考えた、OJTプログラムが必要だと思います。

OJTプログラムは、教える側も教わる側も明確な指標がないといけません。

まずは、第一段階
教える側 → 1.楽天RMSの通常受注管理がミスなくできるようになるように教え監督する。
       2.楽天RMSのポイント承認処理がミスなくできるように教え監督する。
       3.カード決済NG処理とその対応がミスなくできるように教え監督する。

などなど、業務は細かく細分化してチェック項目をつくり、月末にチェックします。
3ヶ月チェックを行いミスなく業務を遂行できる場合は、チェック項目から外していただいて結構です。

このチェック項目は、教わる側にも伝え、求めている業務レベルを相互で認識しあう必要があります。

教える暇がない繁忙部門でもあっても、せめて大まかでもOJTチェック表だけは必要です。
オリエンテーションで新スタッフに渡して、そこに書いている業務の項目内容の質問を考えてもらうだけでも、効果は違ってきます。

OJTチェック表は、毎回加筆修正してアップデートしていくべきのものですので、最初の構築段階で100%や80%以上の合格ラインを作る必要がありませんが、必ず必要です。

なぜならば、人間の脳は、興味のあるもの、気になるものしか見えないようにできているからです。当然理解も出来ません。同じ話を何回も伝えても、できない、理解しない、やらない理由はそこにあります。

故に、業務を可視化して、お互いに目指すべき目標をはっきり理解してもらって、少しでも近づいてもらうように工夫しなくてはいけません。
受け手の勝手な思い込みや勘違いで、伝えたことの齟齬が起きないように、チェックシートもドキュメント化して必ず、言葉だけじゃなく視覚も利用して伝えていくことを心がけてください。

言葉だけで伝えても、100%伝わりません。
受け手がダメではなくて、人間は理解できないように脳が作られているのです。
メラビアンの法則と言われるものですが、

・話の内容などの言語情報 7%
・口調や話の早さなどの聴覚情報 38%
・見た目などの視覚情報 55%

という伝わり方をします。

教える時に、言葉だけではほとんど伝わりません。
どうやって視覚で伝えるかを前提に、教える側にも徹底する事が準備として必要だと思います。ドキュメント資料を作るだけでも大変だという方は、コピー付きホワイトボードを活用して伝えると大変便利です。

まとめますと、新しいスタッフを迎え入れる際には、オリエン資料とOJTチェックシート、教える側の視覚を取り入れて伝える訓練をやっておけば、3ヶ月以内に戦力になって、1+1が2となり3となる確率が高くなると思います。

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  ■株式会社ECコンサルカンパニー 代表取締役 
   一般社団法人日本Eコマースコンサルタント協会 専務理事
    江藤 政親(えとう まさちか) eto1@etocomi.com
  〒105-0013 東京都港区浜松町2-2-3 磯山ビル3F
  (TEL) 03-5776-4900 (FAX) 03-5776-4901
  (URL) http://www.eccc.co.jp http://jeccica.jp/
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 【江藤政親のプロフィール】
  1999年よりネットショップ運営に携わり、立ち上げ1年半で月商
  4500万円を達成。商店街から一部上場会社まで規模、業界を選ば
  ず、必要に応じて、商品開発、人材教育、入社面接、経営戦略、
  資金繰り対策とすべての経営スキルに精通。
  現場知る情熱的指導法は、定評が高く、会社顧問、コンサルティ
  ング、講師として活躍。サポート実績企業は1000社を超え自ら著書3冊
  を持つ。
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etou

【専門家】江藤政親

株式会社ECコンサルカンパニー代表取締役社長。
自ら1999年よりネットショップ運営に携わり、立ち上げ1年半で月商4500万円を達成。
コンサル指導店舗200社を年商1億円以上へ導く。
商店街から一部上場会社まで規模、業界を選ばず、必要に応じて、商品開発、人材教育、入社面接、経営戦略、資金繰り対策とすべての経営スキルに精通。
現場知る情熱的指導法は、定評が高く、会社顧問、コンサルティング、講師として活躍。
サポート実績企業は1000社を超え自ら著書3冊を持つ。
http://jeccica.jp/about/trustee/

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komiyama

【専門家】江島民子

株式会社グリーゼ代表取締役 ・日本オンラインショッピング大賞審査員 ・SOHOホームページ大賞審査員 ・全国イーコマース協議会ベストECショップ大賞審査員 ・マイクロソフト社の社会貢献事業「女性起業UPルーム」初代コーディネイター ・非営利団体日本ネットライター協会(JNWA)運営委員長 ・2001年に日経ウーマン誌選出「ウーマン・オブ・ザ・イヤー」ネット部門7位受賞。 ・日経MJ、雑誌「ネット販売」「インターネットでお店やろうよ」「おとりよせネット」等に、連載・寄稿多数 ◇会社サイトはこちら 株式会社グリーゼ オフィシャルサイト http://gliese.co.jp/ ◇事業サイトはこちら メルマガ制作なら、「コトバの、チカラ」 http://kotoba-no-chikara.com/

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株式会社ISSUN(イッスン)代表取締役。 2000年よりEC数社を立ち上げ各賞を受賞、2003年に立ち上げたECを数年で年商20億と急成長させ株式上場、その後、事業の保有株を売却し、シリコンバレー等海外の次世代eコマースの現場を研究。 ソーシャルとの連携による新たなマーケティング手法を確立し、2011年にウェブ制作・マーケティング会社、ISSUNを設立、先細りしつつある従来のマーケティング手法を立て直し「心の通うオンラインマーケティング」で売上改善を果たしている。全国各地でのセミナーやコンサルティングなども手がける。

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YAS

イグレック米国オフィス統括 ”日本のよいものを世界へ、世界のよいものを日本へ -Japan to the World, World to Japan”というコンセプトのもと、日本企業のグローバル展開や日本マーケットへのビジネス参入を目指すグローバル企業へのサポートも行う。 同時に、”オンラインマーケティング”、”Eコマース戦略立案”、”ビジネスオペレーション”等に関するビジネスコンサルティングも提供。 ビジネスコンサルタントとして独立前は、オラクルコーポレーションにて日本の戦略パートナーとの世界的戦略提携を実現。1997年に渡米するまでは、外資系IT企業にて営業、営業マネジャーとして活躍。 シリコンバレー在住